Etiketten drucken in Word: Schritt für Schritt

Sie können Etiketten in Word drucken, ohne ein weiteres Programm zu installieren. Öffnen Sie Sendungen, klicken Sie auf Etiketten, wählen Sie Ihren Bogen und tippen Sie den Text ein. Word druckt ihn auf einen ganzen Bogen oder nur auf ein Etikett eines angebrochenen Bogens. Für ein paar Etiketten ist das der einfachste Weg. Bei vielen verschiedenen Namen lohnt sich der Seriendruck mit einer Liste.

Vor dem Start: Produktnummer finden

Jeder Etikettenbogen hat eine Produktnummer auf der Verpackung. Word braucht diese Nummer, damit es die Größe jedes Etiketts kennt. Ohne die richtige Nummer verteilt sich der Text falsch auf dem Blatt. Die Nummer ist deshalb wichtiger als das Design.

Prüfen Sie die Nummer zweimal, bevor Sie einen ganzen Bogen drucken. Die Nummer steht auf dem Etikettenpaket, und dort finden Sie auch die Größe und die Anzahl der Etiketten.

Steht Ihre Nummer nicht in der Liste, klicken Sie auf Neues Etikett. Tragen Sie die Höhe und Breite des Etiketts ein, die Anzahl nebeneinander und untereinander und die Seitenränder aus der Verpackung. Geben Sie dem Etikett einen Namen, den Sie wiederfinden.

Weg 1: Ein Etikett auf dem ganzen Bogen

Nehmen Sie diesen Weg, wenn jedes Etikett auf dem Bogen gleich ist. Das ist ein gutes Beispiel für einen Absender oder ein Produktetikett.

1. Öffnen Sie in Word den Reiter Sendungen und klicken Sie auf Etiketten.
2. Klicken Sie auf Optionen. Wählen Sie unter den Optionen den Hersteller Avery Zweckform und die Produktnummer Ihres Bogens. Klicken Sie auf OK.
3. Tippen Sie den Text in das Feld Adresse ein, zeilenweise. Am Mac heißt das Feld Lieferadresse.
4. Wählen Sie Ganze Seite desselben Etiketts.
5. Klicken Sie auf Drucken. Wollen Sie vorher noch etwas ändern, klicken Sie auf Neues Dokument. Dann speichern und drucken Sie später.

Word füllt jedes Etikett mit dem Text. Das ist der schnellste Weg für einen ganzen Bogen gleicher Etiketten. Markieren Sie den Text, um Schrift und Größe zu ändern.

Weg 2: Ein einzelnes Etikett auf einem angebrochenen Bogen

Nehmen Sie diesen Weg, wenn schon Etiketten auf dem Bogen verbraucht sind. Sie drucken nur ein Etikett an der Stelle, die Sie wählen.

1. Öffnen Sie Sendungen und klicken Sie auf Etiketten.
2. Klicken Sie auf Optionen, wählen Sie Ihren Bogen und klicken Sie auf OK.
3. Tippen Sie den Text in das Feld Adresse ein.
4. Wählen Sie Einzelnes Etikett. Dann wählen Sie die Zeile und die Spalte, an der das Etikett kommen soll.
5. Klicken Sie auf Drucken.

Prüfen Sie Zeile und Spalte genau. Ein Etikett an der falschen Stelle ist schnell verschwendet. Ein Probedruck auf normales Papier hilft auch hier.

Weg 3: Verschiedene Etiketten auf einem Bogen

Die Etikettenfunktion von Word ist für ein Etikett gedacht, das sich wiederholt. Wollen Sie auf jedem Etikett einen anderen Namen, nehmen Sie eine Tabelle.

1. Erstellen Sie ein neues Dokument.
2. Fügen Sie eine Tabelle mit so vielen Spalten und Zeilen ein, wie Ihr Bogen Etiketten hat.
3. Messen Sie das Etikett auf der Verpackung. Die Zellen müssen dieselbe Größe haben, zum Beispiel 70 × 37 mm bei Avery Zweckform® 3474.
4. Tippen Sie in jede Zelle einen anderen Namen oder Text.

Schalten Sie die Gitternetzlinien ein, damit Sie die Ränder der Zellen sehen. Die Gitternetzlinien finden Sie im Menü Layout. Schalten Sie sie vor dem Drucken wieder aus, sonst drucken sich die Linien auf die Etiketten.

Wenn Sie viele verschiedene Namen haben, ist der Seriendruck schneller. Die Schritte dazu finden Sie unten.

Seriendruck: Namen aus einer Excel-Liste

Der Seriendruck holt die Namen aus einer Tabelle. Jede Zeile wird ein Etikett. Das ist praktisch für Einladungen, Weihnachtspost und Namensschilder.

1. Öffnen Sie Sendungen und klicken Sie auf Seriendruck starten. Wählen Sie Etiketten.
2. Wählen Sie den Hersteller Avery Zweckform und die Produktnummer Ihres Bogens. Klicken Sie auf OK.
3. Klicken Sie auf Empfänger auswählen und öffnen Sie Ihre Excel-Datei.
4. Setzen Sie die Felder mit Seriendruckfeld einfügen in das erste Etikett, zum Beispiel Vorname, Nachname, Straße, PLZ und Ort.
5. Klicken Sie auf Etiketten aktualisieren, damit jedes Etikett die Felder bekommt. Dann klicken Sie auf Vorschau.
6. Klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen. Dann wählen Sie Drucken.

Auf dem Mac heißen einige Schaltflächen anders. Dort finden Sie zum Beispiel Fertig stellen & Druckdokumente zusammenführen. Die Schritte bleiben gleich.

Eine Liste in Excel muss eine Kopfzeile haben, damit Word die Felder erkennt. Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel Etiketten aus Excel drucken.

Ausrichtung prüfen

Wenn die Linien nicht stimmen, liegt es fast immer an einer dieser drei Ursachen:

• Falsche Produktnummer. Der Text läuft auf zwei Etiketten. Wählen Sie die richtige Nummer unter Optionen.
• Verkleinerter Druck. Der Drucker hat das Blatt verkleinert. Wählen Sie im Druckfenster Tatsächliche Größe oder 100 %, und schalten Sie jede Option aus, die das Blatt an die Seite anpasst.
• Seitenränder des Druckers. Manche Drucker können nicht bis zum Rand drucken. Prüfen Sie das mit einem Probedruck.

Verschieben Sie den Druck in den Druckereinstellungen in kleinen Schritten, zum Beispiel einen Millimeter nach dem anderen. Nicht mehr.

Häufige Probleme

• Der Text ist abgeschnitten. Der Text ist zu groß für das Etikett. Verkleinern Sie die Schrift oder kürzen Sie den Text.
• Die Etiketten sind leer. Der Bogen wurde falsch herum eingelegt. Prüfen Sie den Pfeil oder die Hinweise auf der Verpackung.
• Die Tinte schmiert. Lassen Sie die Tinte vor dem Anfassen trocknen. Prüfen Sie auch, ob der Bogen für Ihren Drucker passt. Laser- und Tintenstrahlbögen sind verschieden.
• Es kommt eine leere Seite mit. Word hat am Ende einen leeren Absatz eingefügt. Löschen Sie ihn und drucken Sie erneut.
• Word für das Web erstellt keine Etiketten. Nutzen Sie die Desktop-App oder starten Sie aus einer Etikettenvorlage.

Weitere Wege

Wer Etiketten oft druckt, findet bei den Avery Zweckform Vorlagen die passenden Bögen mit kostenlosen Word- und PDF-Dateien. Für Adressaufkleber lesen Sie Adressaufkleber drucken.

Die Startseite Etiketten drucken zeigt alle Wege im Überblick.