Etiketten aus Excel drucken: 2 einfache Wege

Sie haben eine Liste mit Namen und Adressen in Excel und wollen daraus Etiketten machen. Das geht auf zwei Wegen. Mit dem Seriendruck in Word bleiben Sie bei Microsoft-Programmen. Mit LabelPeel kopieren Sie die Zeilen aus Ihrer Tabelle und fügen sie ein. Jede Zeile wird dabei ein Etikett, egal welcher Weg.

Vorbereitung: Ihre Liste sauber machen

Egal welcher Weg, eine saubere Liste spart Zeit. Prüfen Sie diese Punkte in Excel:

1. Kopfzeile. Die erste Zeile enthält die Überschriften, zum Beispiel Anrede, Vorname, Nachname, Firma, Straße, PLZ und Ort. Diese Überschriften erkennt LabelPeel ebenfalls.
2. Eine Zeile pro Person. Jede Zeile wird ein Etikett. Teilen Sie eine Adresse nicht auf zwei Zeilen auf.
3. Keine leeren Zeilen. Eine leere Zeile wird ein leeres Etikett.
4. Postleitzahlen als Text. Eine Postleitzahl wie 01067 verliert die Null, wenn Excel sie als Zahl speichert. Markieren Sie die Spalte und formatieren Sie sie als Text.
5. Reihenfolge. Sortieren Sie die Liste nach Nachname oder PLZ, wenn die Etiketten in einer bestimmten Reihenfolge kommen sollen.

Doppelte Namen sind ebenfalls ein Problem. Suchen Sie danach, bevor Sie drucken. Ein doppelter Name bedeutet ein Etikett zu viel. Prüfen Sie auch, ob alle Zeilen vollständig sind. Eine Zeile ohne Ort oder ohne PLZ ist auf dem Etikett schnell zu erkennen, bevor Sie einen ganzen Bogen verbrauchen.

Weg 1: Der Seriendruck in Word

Der Seriendruck holt die Daten direkt aus der Excel-Datei. Sie brauchen Word und Ihre Tabelle.

1. Öffnen Sie in Word den Reiter Sendungen.
2. Klicken Sie auf Seriendruck starten und wählen Sie Etiketten.
3. Wählen Sie den Hersteller Avery Zweckform und die Produktnummer Ihres Bogens. Klicken Sie auf OK.
4. Klicken Sie auf Empfänger auswählen und öffnen Sie Ihre Excel-Datei. Wählen Sie das Blatt mit Ihrer Liste.
5. Setzen Sie mit Seriendruckfeld einfügen die Felder in das erste Etikett, zum Beispiel Vorname, Nachname, Straße, PLZ und Ort. Achten Sie auf Leerzeichen und Umbrüche zwischen den Feldern.
6. Klicken Sie auf Etiketten aktualisieren. Jedes Etikett bekommt die Felder.
7. Klicken Sie auf Vorschau, um die Etiketten zu sehen. Blättern Sie einmal durch.
8. Klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen und wählen Sie Drucken.

Auf dem Mac heißen einige Schaltflächen anders. Dort finden Sie zum Beispiel Fertig stellen & Druckdokumente zusammenführen. Die Reihenfolge bleibt gleich.

Weg 2: LabelPeel

Mit LabelPeel brauchen Sie kein Word. Sie kopieren die Zeilen aus Excel, fügen sie ein und drucken. Das geht auch mit Google Tabellen und Numbers.

1. Markieren Sie in Ihrer Tabelle die Zeilen. Nehmen Sie die Kopfzeile mit.
2. Kopieren Sie die Zeilen.
3. Fügen Sie die Zeilen in LabelPeel ein. Oder laden Sie die Excel-Datei als .xlsx oder .csv hoch.
4. Jede Zeile wird ein Etikett. Die App erkennt die deutschen Überschriften und schreibt „PLZ Ort“ in der richtigen Reihenfolge.
5. Wählen Sie Ihren Bogen, zum Beispiel Avery Zweckform® 3474.
6. Drucken Sie einen Probedruck auf normales Papier.
7. Drucken Sie den Bogen mit 100 % oder „Tatsächliche Größe“.

Die App ist derzeit auf Englisch. Die Schritte sind aber dieselben, und Sie sehen die Etiketten, bevor Sie drucken. LabelPeel ist während der Beta kostenlos und braucht keine Kreditkarte.

Für wen welcher Weg?

Wählen Sie den Word-Weg, wenn Sie den Seriendruck ohnehin brauchen. Zum Beispiel für einen Brief, den Sie in Word weiter bearbeiten, oder wenn Ihre Firma mit Word arbeitet. Die Felder bleiben dann in Ihrem Dokument, und Sie können den Text anpassen.

Wählen Sie LabelPeel, wenn Sie nur Etiketten wollen. Sie müssen kein Word öffnen, und Sie kopieren die Liste in einem Schritt. Das ist auch gut, wenn Sie am Computer nur schnell eine Liste drucken möchten, zum Beispiel für ein Vereinsfest oder eine Einladung.

Sie können auch beides probieren. Die Liste bleibt in Excel, und Sie entscheiden erst beim Drucken.

Vergleich: Word oder LabelPeel?

Beide Wege führen zum gleichen Ergebnis: eine Zeile, ein Etikett.

Häufige Probleme

• Die Null fehlt bei der PLZ. Die Postleitzahl wurde als Zahl gespeichert. Formatieren Sie die Spalte als Text und geben Sie die Zahlen neu ein.
• Die Etiketten sind in falscher Reihenfolge. Sortieren Sie die Liste in Excel, bevor Sie sie kopieren.
• Umlaute sehen falsch aus. Speichern Sie eine CSV-Datei als „CSV UTF-8“. Dann bleiben ä, ö, ü und ß richtig.
• Ein leeres Etikett erscheint. Eine leere Zeile in der Liste. Löschen Sie sie.
• Die Etiketten sind abgeschnitten. Der Text ist zu lang oder der Drucker hat das Blatt verkleinert. Kürzen Sie den Text und drucken Sie mit 100 %.

Probedruck und Ausrichtung

Ein Probedruck auf normales Papier zeigt, ob der Text auf den Etiketten sitzt. Halten Sie das Blatt gegen einen Bogen Etiketten, am besten vor einem Fenster. Stimmen die Linien, drucken Sie den echten Bogen.

Stimmen sie nicht, liegt es meist an der Druckgröße. Wählen Sie im Druckfenster Tatsächliche Größe oder 100 % und schalten Sie jede Option aus, die das Blatt verkleinert. Verschieben Sie das Bild in kleinen Schritten, nicht um mehrere Millimeter auf einmal.

Mehr zum Thema

• Wie Sie Etiketten in Word drucken, lesen Sie in Etiketten drucken in Word.
• Für Absender und Adressen gibt es Adressaufkleber drucken.
• Die passenden Bögen finden Sie auf der Seite Avery Zweckform Vorlagen.